POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE WINNER GROUP S.A.Y GLOBAL REAL STATE S.A.S PARA CLIENTES, EMPLEADORES Y PROVEEDORES.

  1. OBJETIVO:

Definir las políticas y lineamientos que debe seguir Winner Group S.A. para garantizar la confidencialidad y seguridad respecto de los datos de carácter personal, cumpliendo con las directrices dispuestas por ley y registrados en las bases de datos que manejan en la compañía.

  1. ALCANCE:

Todas las áreas de la Compañía que sean responsables del manejo de bases de datos personales, de acuerdo a su fin específico.

  1. RESPONSABLES

Director de País, Gerente de Mercadeo, Gerente de Gestión Humana, Gerente Financiero, Gerente de Inspección y Riesgos, Gerente Jurídico y todo el personal de la Compañía se encuentran obligados a cumplir las actividades contenidas en este Manual.

  1. DEFINICIONES:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Responsable de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de esa clase de información.

DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

  • Nombre o Razón Social: Winner Group S.A.
  • Nit:037.843-3
  • Domicilio o dirección: Calle 90 No. 19 C 32 Piso 4 en Bogotá D.C.
  • Teléfono: 5896000
  • Página web: winnergroup.com
  • Correo electrónico: servicio@winnergroup.com
  1. ÁMBITO DE APLICACIÓN:

El presente Manual o documento, contiene normas y políticas deben ser estrictamente seguidas por todos los procesos organizacionales Winner Group S.A. que involucren el tratamiento de datos de carácter personal y se aplicarán a cualquiera base de datos personales que se encuentren en custodia, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento, deberán someterse a lo dispuesto en este manual.

  1. PRINCIPIOS RECTORES:

Para garantizar la protección y seguridad de datos personales en Winner Group S.A. se aplican de manera armónica e integral, los siguientes principios:

  • Legalidad en materia de Tratamiento de datosEl Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Libertad: El Tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento
  • Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  • Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  • Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
  • Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
  • Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
    1. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS:
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

    Estos datos se clasifican en públicos y sensibles.

    Datos Públicos: Son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidos públicos. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

    Datos Sensibles: Son aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellosque revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (huellas dactilares, aspectos físicos, entre otros).Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

    Transmisión: Implica la comunicación de los datos personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

    Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

    1. MARCO LEGAL

     

    Forman parte de esta política, los siguientes documentos:

  • Ley 1581 del 17 de octubre de 2012: Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, expedida por el Congreso de Colombia.
  • Decreto 1377 del 27 de junio de 2013: Por el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012, expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
  • Código de Conducta: de las sociedades Winner Group S.A.

    1. SE PROHÍBE EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES, EXCEPTO CUANDO:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de

10.DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS:

 En el tratamiento y protección de datos personales, WINNER GROUP S.A. tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO:

Los Encargados del Tratamiento en Winner Group S.A deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad        

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE WINNER GROUP S.A. PARA CLIENTES, EMPLEADORES Y PROVEEDORES.

 

WINNER GROUP S.A. con NIT 830037843- domiciliadas en la ciudad de Bogotá, respectivamente, se comprometen a proteger la privacidad de sus bases de datos. Esta política explica cómo dichas sociedades recolectan, almacenan, utilizan y divulgan sus datos personales una vez Usted nos ha autorizado para hacerlo.

Dentro de nuestra política de privacidad explicamos detalladamente las prácticas en cuanto a la naturaleza de la información recogida y la forma en que dicha información es utilizada; la naturaleza, frecuencia y propósito de cualquier divulgación de dicha información, incluyendo el tipo de personas o entidades a las cuales la divulgación pudiera ser realizada; el período de tiempo durante el cual mantenemos la información; la forma en la que Usted pude tener acceso y corregir cualquier dato; y los derechos que le cobijan bajo la normatividad de Habeas Data en Colombia.

10.1. Información objeto de tratamiento.

Para clientes: Nombre, documento de identificación, dirección, teléfono de contacto y correo electrónico, o cualquier otro suministrado o conocido en desarrollo de la relación comercial.
Para empleados o aspirantes: Comprende los datos consignados en las respectivas hojas de vida, los suministrados durante el proceso de selección y los que las sociedades en mención conozcan durante la relación laboral.

Para Proveedores o cotizantes: Comprende los datos proporcionados en el Formato Único de Registro de Proveedores.

10.2. Tratamiento de la información.

Recolección

La recolección de datos se realiza a través del diligenciamiento y/o entrega de documentos, recepción de correos electrónicos, vía telefónica y cualquier otro medio por el cual se soliciten o suministren en virtud del Aviso de Privacidad, en donde el Titular autoriza la conservación y utilización de dicha información para los fines que fueren expuestos. Así mismo, no se requerirá autorización cuando los datos sean recolectados en virtud de una solicitud legal expresa de alguna entidad del Estado.

Almacenamiento

Mantenemos la información durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron la recolección de dicha información. Una vez la información no sea necesaria para nuestros propósitos, suprimiremos los datos personales en posesión nuestra.

En materia laboral la información proporcionada en las hojas de vida o durante el proceso de selección, será conservada así no se genere la relación contractual, con el propósito de considerar a esas para futuras convocatorias.

En materia laboral la información proporcionada en las hojas de vida o durante el proceso de selección, será conservada así no se genere la relación contractual, con el propósito de considerar a esas para futuras convocatorias.

Respecto de los proveedores, la información proporcionada en el PCA-001-001 “Formato Único de Registro de Proveedores” y la documentación adjunta se conservará por tiempo indeterminado, ya que la misma se encuentra vinculada en SAP y archivo físico en AZ.

La información de los clientes proporcionada en bonos de juego, tickets promocionales, tarjetas regalo, kit de la suerte, Café Concert, Winner Club o cualquier evento realizado por Winner Group S.A., será almacenada en medio magnético en un servidor de la Compañía, destinado para tal fin.

Video Vigilancia: Winner Group S.A. utiliza medios de videovigilancia instalados en los Casinos a nivel nacional, los cuales cuentan con un sistema de Circuito Cerrado de Televisión, en donde queda grabado todo lo que sucede al interior de los centros de operación.

Winner Group S.A., informa sobre la existencia de estos mecanismos, mediante la difusión en sitios visibles de anuncio de videovigilancia.

Las grabaciones se almacenan o archivan de acuerdo a la capacidad de los equipos. La información contenida en las grabaciones se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser requerida por algún motivo de investigación, mediante oficio expedido por una entidad u organización competente. Sin embargo dichas grabaciones no pueden ser enseñadas a los clientes bajo ninguna circunstancia.

Uso

La información proporcionada se utiliza para:

Clientes: Dar a conocer eventos, torneos, convenios, promociones, encuestas y demás actividades que realizan las sociedades, así como para generar una comunicación óptima en relación con nuestros productos y servicios

Empleados y aspirantes: Redactar el contrato laboral; surtir los procesos de afiliación a EPS y AFP; desarrollar y hacer seguimiento en los procesos de promoción y evaluación del personal; vincular a los empleados en las actividades de bienestar programadas; llevar a cabo el estudio técnico de seguridad; emitir un concepto al realizarse la visita domiciliaria durante los procesos de selección; y demás actividades que realizan las sociedades.

Proveedores: Conocer las condiciones y la disposición con la que cuentan las empresas que ofertan, luego de hacerse público el Pliego de Invitaciones y para satisfacer las necesidades o requerimientos de las sociedades mencionadas.

Divulgación de la información a terceros. Compartimos la información con terceros siempre que sea necesario para llevar a cabo una actividad de negocio legítima relacionada con servir a nuestros clientes y mejorar nuestros servicios e igualmente en virtud del cumplimiento de requerimientos legales o según lo permitido por la ley, para proteger nuestra propiedad y nuestros derechos.

10.3. Protección de la información.

Tomamos las medidas razonablemente pertinentes para proteger la información objeto de tratamiento, mediante la utilización de tecnologías de seguridad y procedimientos que limitan, en la manera de lo posible, el acceso a nuestras bases de datos. Ahora bien, ningún sistema es inexpugnable ni libre de errores, por lo cual no podemos garantizar completamente la seguridad de la información.

10.4. Derechos que le asisten como Titular.

Conforme a las disposiciones normativas sobre datos personales el Titular tiene los siguientes derechos:

– Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento.

– Solicitar prueba de la autorización otorgada.

– Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le dará a sus datos personales.

– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre datos personales.

– Solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos. Solicitar la supresión de los datos personales.

– Revocar la autorización mediante la presentación de una solicitud y/o reclamo.

– Consultar de forma gratuita sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información.

10.5. Procedimiento dispuesto para el ejercicio de los derechos del Titular.

Si la persona legitimada para el ejercicio de los derechos anteriormente expuestos, es decir, el Titular, los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del Titular o la persona a favor de quien se estipule, tiene alguna duda, inquietud o requerimiento acerca de la protección y manejo de la información, debe enviar correo electrónico de la compañía

10.6. Mecanismos dispuestos para el ejercicio de los derechos del Titular.

Si usted tiene alguna duda acerca de nuestra política de privacidad o desea ejercer alguno de los derechos que le asisten como Titular, puede comunicarse al 5896000(ext.) o si lo prefiere puede enviar sus inquietudes al correo electrónico co.informacion@winnergroup.com.

10.7. Vigencia y cambios en nuestras políticas.

WINNER GROUP S.A. se reservan el derecho de realizar cambios a la presente política en cualquier momento. De efectuarse algún cambio significativo en lo concerniente al almacenamiento o utilización de su información, lo publicaremos en esta página web.

La presente Política de Tratamiento de la Información estará vigente mientras se encuentre aquí publicada.

Aviso de política de tratamiento de datos personales.

  1. AUTORIZACION Y RECOLECCIÓN DE DATOS

 

  1. SANCIONES

La Ley de Protección de Datos ha consagrado en su Artículo 23 las sanciones por el incumplimiento de alguna de las obligaciones previstas, de la siguiente manera:

Artículo 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

  1. a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;
  2. b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar;
  3. c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  4. d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.

Tanto este manual como la política de tratamiento de datos entraran en vigencia desde su fecha de publicación en la página Web y medios internos de la compañía.